Hvad er GTD? Del 2: De 5 trin i den personlige workflowsmodel

Du finder del 1 i artikelserien om GTD her.

I bund og grund handler at få mere gjort og GTD om selvledelse. Din egen evne til at holde styr på dine opgaver og prioriteringer. I GTD taler vi om de 2 sider af selvledelse, som er perspektiv og kontrol. Kontrol er din evne til at få styr på alle de opgaver og projekter der har din opmærksomhed og perspektiv handler mere om at tænke over om man har de rigtige opgaver i forhold til sine mål og ambitioner.

Den personlige workflowsmodel er den centrale model i at få kontrol over sine nuværende opgaver og projekter og er bygget op af 5 trin som de fleste allerede gør i en eller anden udstrækning. I GTD, er perspektivet at du gerne vil kunne få endnu mere gjort, på mindre tid, med mere ro i maven og sindet og David Allen har derfor defineret hvad best practice er i hver af de 5 trin. Jeg vil i de kommende paragrafer fortælle kort om hver fase og give dig nogle gode råd til hvad du kan gøre for at blive mere effektiv på hvert trin.

De 5 trin er Opsamling, Behandling, Organisering, Overblik og at Gøre. Ideen er at alt nyt input ind i dit personlige workflow, har en plads hvor du ved at du kan finde informationen når du har brug for den og at du bliver påmindet om de handlinger der er forbundet til den på det rette sted og tidspunkt. Tanken er at du gennemtænker dine opgaver når du modtager dem, i stedet for et par minutter i deadline – eller som David Allen plejer at sige “Decide when it shows up, instead of when it blows up”

Opsamling:

Du får masser af inputs, ideer og opgaver hver dag. De kommer via samtaler med din chef, kollega, bedre halvdel. De kommer via din telefon, din e-mail og almindelig post. De kommer sågar fra dit eget hoved. Det kan være en tanke om at du burde få gjort rent i kælderen eller at du ikke må glemme at læse rapporten før det vigtige møde i morgen. Mange af os bruger hovedet til at huske alt, men så glemmer vi det alligevel og så får du sindsygt travlt med at skimme den 100 siders rapport fem minutter inden mødet.

Best practice er at indfange alle dine inputs, ideer, opgaver, aftaler og forpligtelser i en eller flere “opsamlingsspand(e)” som du har tillid til at du vil gennemgå jævnligt.

E-mail og voicemail giver sig selv, men hvad gør du af den gode ide som du fik, da du sad til mødet omkring næste års budget. En rigtig god ide er at have en fysisk indbakke som du kan have i tasken, hvor du kan lægge en lille note med din ide. Det betyder at du har et sted at lægge ting der kommer til dig i løbet af dagen, uden at bekymre dig om at du glemmer dem, så længe som du sørger for at tømme indbakken hver dag.

En god tanke er at du skal have så mange opsamlingsspande som du har brug for, men så få som muligt.

Øvelse: Tag et stykke papir og skriv alt hvad du skal have gjort ned. De første ting kommer relativt let, men derefter skal du grave dybere i din hukommelse. Gennemgå din kalender og mail og se om der dukker flere opgaver eller projekter op som du ikke har tænkt på endnu?

Når du er færdig med øvelsen, så tænk over hvordan det føltes? De fleste mennesker oplever en øget ro når de får lavet et sådant “mindsweep” og tømt deres hukommelse. Men nu ligger alle de her opgaver, ideer og halve aftaler foran mig. Hvad gør jeg nu?

Behandling

Svaret kommer her i anden del. I fasen omkring behandlingen gennemgår man processen som ses på billedet til højre og stiller først spørgsmålet: “Hvad er det?” og derefter “Er det handlingsrettet?” Handlingsrettet betyder om der er en handling knyttet til “tingen” – har du med andre ord tænkt dig at gøre noget?

Hvis det ikke er handlingsrettet har vi tre valg. Smid det ud, arkiver det som referencemateriale eller udskyd opgaven ved at skrive den på f.eks en dag/måske listen.

Hvis den er handlingsrettet, så er der to vigtige spørgsmål der skal besvares: “Hvad er det ønskede resultat – eller hvordan ser færdig ud for denne opgave? og hvad er så den absolut næste fysiske handling der skal gøres?

Hvis der er mere end en næste handling, så er opgaven i GTD-terminologi et projekt og det er en god ide at lave en overbliksliste med alle dine igangværende projekter.

Når du har defineret den næste handling, så har du igen tre valg: Du kan gøre den, du kan delegere den til en anden eller du kan udskyde den og gøre den senere. Hvis du udskyder den så skriver du den i kalenderen hvis den er dato-specifik eller på din liste over næste handlinger (todo-liste).

Best practice er at bestemme den specifikke betydning af hver eneste ting, der har din opmærksomhed og få overblik af dine næste handlinger.

Øvelse: Tag et par stykker af de ting du skrev ned i den første øvelse og stil de fire spørgsmål: Hvad er det? Er det handlingsrettet? Hvad er den næste handling? og hvad er det ønskede resultat? Skriv resultatet af din tænkning ned.

Her er et lille udrag fra en coachingseance jeg havde med en kursist:

Hvad er det? “Købe sofa til min stue.” Er det handlingsrettet? “Ja.” Hvad er den næste handling? “Tage til Ikea og købe den.” Hvordan får du den hjem fra Ikea? “Øh, jeg må hellere høre med Morten om han kan køre mig.” Ok, så er den næste handling: Ring til Morten og hør hvilken dag han kan hjælpe mig?

I bund og grund handler behandlingsfasen om at tænke dine opgaver og projekter igennem så du er på forkant med hvad det er du skal gøre for at komme videre med dine gøremål.

Organisering

Næste trin er så at organisere dine tanker og dit arbejde så du let finder det du søger.

Best practice i denne fase er at parkere påmindelser og information i passende kategorier, der svarer til betydningen af dem.

GTD er system agnostisk og det betyder at du kan parkere dine påmindelser på din PC, i din telefon, i din Mayland eller på fysiske lister. Det er op til dig at finde et system der passer dig. Det vigtige er at du får organiseret al den tænkning du har gjort i behandlingsfasen så du ikke behøver at tænke over den samme opgave igen og igen.

GTD anbefaler at du har en projektliste med alle dine igangværende projekter, en liste med næste handlinger og selvfølgelig at du bruger din kalender, men kun til tidsspecifikke opgaver og aftaler. Dernæst har du brug for et godt og gennemskueligt arkivsystem til referencematerialer og projektmaterialer.

I praksis hænger faserne omkring behandling og organisering uløseligt sammen og gøres mere eller mindre samtidigt.

Overblik

Den fjerde fase er det ugentlige overblik. Dette er i min erfaring den vigtigste brik i GTD, men samtidigt den som er sværest at få ind som fast vane.

Best practice er at give sig tid til at reflektere over fuldstændige, aktuelle og præcise påmindelser om de opgaver, projekter, aftaler og forpligtelser som er relevante, for at føle sig rolig og fokuseret.

I praksis handler det om at sætte sig en time til halvanden og gennemgå alle sine aktuelle projekter og næste handlinger, få tømt alle sine opsamlingsspande (hvis man ikke har fået det gjort i løbet af ugen) og tænke kreativt omkring hvilke fremtidige projekter og opgaver man gerne vil sætte i gang. Når det er blevet en fast vane er det nok den ene ting der har hjulpet mig mest med at skabe ro i maven og det nødvendige overblik for at kunne fokusere på en ting ad gangen i dagligdagen.

Gør

Den sidste fase er at gøre og der er tre modeller i GTD der hjælper os med at afgøre hvad vi skal gøre nu. Den ene model er de tre former af arbejde som jeg omtalte i den første artikel. Den anden model er de begrænsende faktorer som består af kontekst, tid til rådighed og energi til rådighed. Kontekst handler om at hvis du laver dit ugentlige overblik kl 02:00 søndag morgen er det måske ikke så smart at du ringet til Morten lige her og nu. Hvilken kontekst er du i? Har du tilgang til en PC, er den på nettet, Har du en telefon? tid og energi er endnu mere lige til. Nogle opgaver giver ikke meget mening at gå i gang med hvis du kun har 5 minutter og det kan godt være at næste års budget er det vigtigste fredag eftermiddag, men du orker ikke at tænke mere, så du vælger en opgave der ikke kræver så meget mental energi.

Den sidste model er de 6 nivauer af fokus, men den vil jeg gemme til den sidste artikel i serien som kommer til at handle om perspektiv.

Best practice i at gøre er at engagere sig i handling baseret på intuitiv tillid til, at det er den bedste ting at gøre i det øjeblik.

Som en lille bonus kan du se en lille film om hvordan David Allen eget hjemmekontor og hvordan han bruger det her:

Som sagt i den første artikel, hvis du allerede nu er interesseret i at vide mere om GTD så kan jeg kun anbefale David Allens første bog (som desværre ikke findes på Dansk) eller vores uddannelse “Få mere gjort” hvor du lærer meget mere om GTD-metoden

Hvad syntes du?

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s